Gestión del tiempo: 6 estrategias para lograrlo

Actualmente muchos de nosotros nos sentimos muy abrumados por la cantidad de cosas que tenemos que hacer durante el día y se nos complica poder dedicar el tiempo a las cosas que realmente nos gustaría hacer.

En algunos casos desearíamos que el día tuviera más de 24 horas para poder cubrir todo, sin embargo, podemos cambiar esta situación a través de una eficaz gestión del tiempo estableciendo de una serie de estrategias que nos pueden ayudar a ser más productivos y felices.

Sin embargo, debemos tener en cuenta que usar más horas para hacer las tareas no nos hace más productivos, por esta razón si logramos convertir nuestras horas en tiempo de calidad donde logramos un mayor rendimiento de productividad y una mejor calidad de vida con nuestros familiares o amigos es mucho mejor.

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Beneficios que obtienes al mejorar tu gestión del tiempo

Antes de conocer las estrategias debes saber cómo puede una mejor gestión del tiempo beneficiarte de muchas maneras:

• Tener más tiempo: El tiempo es oro y tener tiempo para disfrutar con tus seres queridos, haciendo lo que te gusta o vivir una gran experiencia no tiene precio.
• Menos estrés: una buena administración de tu tiempo evita los retrasos de las tareas que por lo general provocan mucho estrés.
• Aumenta tu capacidad de lograr tus objetivos: el buen uso de tu tiempo te permite tener el espacio para desarrollar tus habilidades para poder alcanzar tus metas.
• Mayor oportunidad de crecimiento profesional: Con más disponibilidad de tiempo podrás desarrollar habilidades para mejorar tu rendimiento profesional.
• Ser más productivo: ¿a quién no le gustaría ser el empleado del mes? Pues con una buena gestión del tiempo te conviertes en la persona más productiva en tu trabajo y por ende, un mejor desempeño.

Estrategias para lograr una mejor gestión del tiempo

Una mejor gestión del tiempo es una de las claves para aumentar la productividad en el trabajo, proyectos personales y hasta los estudios académicos.  Aquí hay algunas de las estrategias que te guiarán en una mejor administración de tu tiempo:

• Elimina las distracciones. ¿sabes cuánto tiempo pierdes en cosas que no son importantes? Según un estudio es aproximadamente 3 horas diarias.  Esas tres horas te la pasas en WhatsApp, Instagram, Tiktok y en cuanta aplicación tengas instaladas en tu teléfono celular.  ¿Sabes la cantidad de cosas productivas y de valor puedes invertir en esas tres horas? Pues la primera estrategia para lograr una mejor gestión del tiempo es identificar y eliminar todo aquello que te cause distracciones y te haga perder el tiempo.
• Aprende a identificar las tareas urgentes y las importantes.  A veces solemos confundir entre los deberes importantes y los deberes urgentes.  La mayor parte de las veces esto pasa por la presión generada de atender lo más urgente, pero no siempre lo urgente es lo mas importante.  Por ejemplo, si entra una llamada en la oficina es urgente contestar, pero no significa que el motivo de la llamada sea de algo importante para hacer en el momento.  Estar pendiente a lo que es tendencia en las redes sociales o el contenido que publica alguien a quien sigues no es importante tampoco.  Son del tipo de cosas que puedes dejar para más tarde porque no es tan importante.  Las tareas consideradas importantes son aquellas que no se deben postergar, por ejemplo, si tu jefe te pide un informe.
• Crea un plan. Todos los días antes de empezar a trabajar, tomate unos minutos para elaborar una lista de tareas.  Este listado lo organizas según su nivel de prioridad entre tareas importantes y las urgentes.  De esta manera tendrás un panorama más claro y puedes enfocarte en las tareas que se necesitan trabajar con más prioridad.  Para que este plan diario sea más efectivo es aconsejable asignarle un tiempo determinado (según tu consideración) para completar cada tarea.  Trata lo más posible concluir con esta parte y evita demorar mucho en una sola cosa.
• Realiza rutinas. Crea rutinas de trabajo y haz de ellas un habito para realizarlas diariamente.  Si bien es cierto que siempre suelen ocurrir imprevistos durante la jornada de trabajo, puedes, por ejemplo, programar una hora especifica durante el día para leer y responder correos, otra hora para realizar llamadas a clientes o proveedores, etc.    Esta manera de trabajar evitara que dejes tareas inconclusas o que estes saltando de una tarea a otra.
• Divide las tareas. Divide por bloques las tareas grandes o complejas que sabes que te puede tomar una buena cantidad de tiempo para completarla.  Toma cada tarea grande y divídela en bloques más pequeños, luego asígnales un tiempo determinado a cada bloque para terminarlo.   De esta manera puedes garantizar que termines procrastinando y mantengas el enfoque en concluir lo que ya empezaste.
• Delegar las tareas. Hay algunas tareas que no son esenciales para nuestro trabajo y que podemos delegar a otras personas o contratar a otra empresa para que las haga.  Un ejemplo de esto es si tienes una tienda online y necesitas tener activo el contenido que se publica en las redes sociales, puedes contratar los servicios de una agencia publicitaria o contratar un freelancer que tenga experiencia en gestionar el manejo de redes sociales.  Así puedes enfocarte en la parte administrativa y financiera del negocio.

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Técnicas para la gestión del tiempo

Existen varias técnicas que puedes usar para ayudarte a gestionar el tiempo.  Es posible que la hayas escuchado anteriormente porque son técnicas populares y muy conocidas por su eficacia a la hora de administrar tu tiempo.  Estas son:

Técnica de Pomodoro

La técnica de pomodoro consiste en dividir el tiempo en bloques de 25 minutos para trabajar concentrado durante todo ese tiempo sin ninguna otra distracción.  Luego de cada sesión hay tiempo de descanso que consiste en 5 o 15 minutos.  También luego de cuatro sesiones de 25 minutos tomar un descanso de 20 o 30 minutos.  Todo depende de cómo decidas gestionar el tiempo para poder trabajar de manera más productiva.

Estas son las ventajas que en la que te puedes beneficiar usando la técnica de pomodoro:

• Mejora la concentración y la agilidad mental
• Ayuda a eliminar la procrastinación
• Te permite organizar mejor tu tiempo
• Contribuye a eliminar el estrés y la fatiga mental
• Fomenta la creatividad porque puedes hacer más en menos tiempo

Técnica GTD (Getting Things Done).

Es una técnica de gestión de tiempo que consiste en que la persona debe liberar tu mente de todas las tareas pendientes guardándolas en algún lugar. Esta es una forma para sacar de tu mente todas las preocupaciones en la realización de estas tareas y te enfocas solo en hacerlas. Este método se realiza en cinco etapas: recopilar, procesar, organizar, evaluar y hacer.

• Recopilar: Anota todas las tareas que tienes que hacer, ideas o pensamientos ya sea en una hoja de papel, post it, en una app, etc.
• Procesar: Revisa todo lo que has apuntado y decide que vas a hacer con cada tarea.  Por ejemplo, si ves que en esas tareas hay una que puedes hacer en menos de 5 minutos hazla de primero, si no es así puedes ir clasificando cada tarea según el tipo o la acción que tomaras sobre cada una.
• Organizar: Luego de que hayas clasificado las tareas, las guardas según la categoría que el asignaste.  La idea de esto es que sepas donde las tienes guardadas cuando la necesites completar.
• Revisar o evaluar: revisa con regularidad el esquema de tareas que creaste para mantenerlo al día.  Esto evitaría que acumules una gran cantidad de tarea en uno o varios de los renglones que hiciste.  Si lo haces de esta manera puedes ir actualizando para programar las tareas de la semana siguiente.
• Hacer: Aquí eliges hacer en base a tus prioridades, estado de animo o el contexto del momento.  En esta parte no te dejas llevar por la urgencia, sino que trabajas primero en lo que te permite estar más cómodo.

La técnica Eisenhower

Esa técnica consiste en distinguir las tareas importantes y las urgentes para que puedas organizar de manera eficiente tu flujo de trabajo.  Consiste en una matriz de cuatro cuadrantes en las que puedes dividir las tareas según el nivel de prioridad: las tareas importantes y urgentes, las importantes y no urgentes, lo no importante y urgente y lo no importante y no urgente.

Con la técnica de Eisenhower puedes decidir las tareas que debes hacer primero, las que puedes programar para más adelante, cuáles puedes delegar a otras personas y cuáles puedes eliminar de tu lista de pendientes.

En conclusión

La gestión del tiempo es vital para nuestro bienestar y la mejora de nuestra calidad de vida.  Haciendo uso de unas buenas estrategias o técnicas puedes lograr un mayor rendimiento en la productividad ya sea en el trabajo, tu propio negocio y en cualquier proyecto en el que estés trabajando.

También puedes acompañar estas estrategias de gestión de tiempo con técnicas que te permitan identificar aquellas tareas importantes y las que son urgentes para que puedas concentrarte en ellas y trabajar de manera más eficiente logrando mejores resultados.